Achtung bei elektronischen Rechnungen

Was müssen Sie beim Empfang elektronischer Rechnungen beachten?
Zuerst muss die digitale Signatur auf ihre Gültigkeit überprüft werden. Nur eine gültige digitale Signatur - neben den weiteren gesetzlichen Rechnungsmerkmalen - berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Wie überprüft man die elektronische Signatur bei einer signierten pdf-Datei? Im Fall einer unsichtbaren Signatur müssen Sie auf den Reiter "Unterschriften" oder "signatures" klicken. Daraufhin öffnet sich links neben dem Dokument ein Infofenster mit den Signaturdaten. Wenn es sich um eine sichtbare Signatur handelt, so befindet sich auf dem Dokument ein Feld mit Signaturinformationen (Unterschriften). Durch Klicken auf dieses Feld erscheint ein weiteres Infofenster, das den Gültigkeitsstatus der Signatur angibt. Sollte die Überprüfung keine gültige Signatur ergeben, ist es empfehlenswert, den Rechnungsaussteller zu kontaktieren und eine Rechnung mit gültiger Signatur anzufordern.

Aufbewahrungsfrist beachten
Des Weiteren sind die übermittelten Rechnungen 7 Jahre lang elektronisch (!) aufzubewahren (z.B. CD, DVD). Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend!

Der Rechnungsempfänger muss außerdem der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen, wobei auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten zu beachten sind. Die Zustimmung kann aber auch konkludent durch tatsächliches Praktizieren erfolgen. (Quelle: Hübner & Hübner)